sábado, 5 de mayo de 2012

Combinar correspondencia con imágenes en Word 2010

En esta oportunidad veremos lo que es una combinación de correspondencia, pero en buen cristiano sonaría mejor si decimos combinar documentos.  Porqué no solamente se trata cuando hacemos una carta, oficio, memorandum, si no que lo podemos aplicar a un sin número de trabajos como en esta oportunidad lo aplicaré para imprimir los fotochecks del personal de una empresa.
En una carpeta de mi unidad D tengo una carpeta que se llama Personal en ella tengo almacenado mi plantilla del fotocheck, una hoja excel con mi lista de personal y las imágenes de todo el personal.
 
FOTOCHECK
Mi diseño del Fotocheck sería más o menos como el siguiente ya con los campos de nuestra lista insertado y un cuadro de imágen para ubicar la foto del personal: 




LISTADO DE PERSONAL

El siguiente es mi listado de personal y los campos a tomar en cuenta en el Fotocheck, notarán la columna FOTO contiene los nombres de las imágenes .JPG de cada personal que se invocarán desde la carpeta PERSONAL.



Opción de adjuntar el listado de personal luego insertar los campos a combinar

Opción para insertar un campo INCLUDEPICTURE en el cuadro para la imágen
  
 Trataré de explicar las 2 imagenes anteriores.

Un vez listo nuestro diseño de fotocheck procedemos a adjuntar nuestra lista de personal, vamos a la ficha Correspondencia y elegimos Seleccionar destinatarios luego en Lista existente y ubicamos el archivo excel llamado Personal que se encuentra en la carpeta D:\Personal seleccionamos el libro y la hoja correspondiente si tuvieramos más de una. A continuación insertamos los campos a combinar según nuestro diseño haciendo click en Insertar campo combinado y eligiendo el campo adecuado sucesivamente ya luego es cuestión de darle formato de acuerdo a su criterio, yo solo elegí Arial y negrita.
Hasta acá todos lo combinan sin problemas, ahora el truco para combinar el campo imágen llamado FOTO, es vital seguir una secuencia de lo contrario no funcionará y se jalarán los pelos y nada.
1. Inserté un cuadro de texto y le dí los formatos para que todo lo que yo inserté lo adecue a este tamaño.
2. Inserté un campo IncludePicture desde la ficha INSERTAR clic en ELEMENTOS RAPIDOS click en CAMPO y desde el bloque Categorías seleccionar INCLUDEPICTURE y aceptar.
tendrán un mensaje: Error, archivo no especificado. es que hasta ahí no es legible que queremos mostrar. seleccionamos todos los datos del cuadro con CTRL+E y presionar SHIFT+F9 y tenemos lo sgte:
      {INCLUDEPICTURE \* MERGEFORMAT}
3. Nos ubicamos despues de includepicture dejando un espacio para insertar el campo de imágenes a combinar en nuestro caso el campo FOTO debería quedar así:
     {INCLUDEPICTURE {MERGEFIELD FOTO\* MERGEFORMAT}
4. Ahora tenemos que indicarle la carpeta con la cual combinará los nombres de nuestras imágenes de nuestra lista, en nuestro caso es D:\Personal. Pero el truco está en que se usará doble backslash (\) y todo el bloque entre comillas y finalmente debe quedar así:
     {INCLUDEPICTURE "D:\\PERSONAL\\{MERGEFIELD FOTO MERGEFORMAT}"}
Una vez que las instrucciones quedan como la muestra anterior volvemos a presionar SHIFT+F9 y luego presionamos F9 para refrescar nuestro cuadro que finalmente mostrará la primera imágen según nuestra lista.
Si ya tenemos la primera imágen en nuestra plantilla de trabajo entonces es hora de combinar nuestros fotochecks para todo el personal de nuestra lista.
FOTOCHECK terminado
En la Ficha Correspondencia elegimos Finalizar y Combinar elegir Editar documentos individuales seleccionar Todos y Aceptar entonces tendrán tantos Fotocheck ó documentos según su lista de personal en mi caso pero con la imágen del primero de mi lista pero de acá en adelante ya está resuelto la combinación pueden seleccionar todos los objetos y presionar F9 para refrescar las imágenes ó hacer Click en cada imágen y presionamos F9 para refrescar a la imágen correspondiente a cada mienbro de la lista.
Bueno eso es todo espero haya aclarado este pequeño detalle sobre la combinación de documentos con imágenes.
Hasta pronto y sus comentarios son bienvenidos.
JSH.

45 comentarios:

  1. Hola Anónimo, primero sería bueno que te identificaras para poder saber a quien responder.
    Luego te diré que está todo comprobado pero si no siguies la secuencia y haces los cambios que se indica entonces problemas tendrás.
    Hasta pronto.
    JSH

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  2. Gracias por el ejemplo, me sirvió mucho.

    pero los errores son:

    línea con error.
    {INCLUDEPICTURE "D:\\PERSONAL\\{MERGEFIELD FOTO MERGEFORMAT}"}

    línea correcta.
    {INCLUDEPICTURE "D:\\PERSONAL\\{MERGEFIELD FOTO}" \* MERGEFORMAT}

    mienbro se escribe con "m" es decir "miembro"

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  3. Anónimo: La línea que indicas como error en mi caso funciona perfectamente, sería interesante analizar la razón que a tí te funciona de otra manera y exponerlo para que otros puedan tomar en cuenta, quizá pueda ser la versión de Office, la versión de la plataforma en la que está instalado, en fin. Particularmente yo la ejecuto en Win 7 c/SP1 de 64 bits y Office 2010 c/SP1 de 64 bits, alguna razón debe existir.
    Hasta pronto.

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  4. AYUDA A MI NO ME SALE DE NINGUNA MANERA Y DE VERDAD LO NECESITO NO SE QUE HAGO MAL, EL CUADRO DE IMAGEN ES ABSOLUTAMENTE NECESARIO PARA QUE SALGA'??

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    1. Hola Blanca,
      Me puedes indicar hasta donde llegas?,No es cuadro de imágen es un cuadro de texto y lo usé para ajustar la imágen por si alguna es pequeño ó grande.
      Además ten en cuenta de poner correctamente la ruta de la carpeta donde se encuentran tús imágenes.
      JSH.

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  5. Hola k tal... A mi me sale solo la primera imagen, no muestra las otras imagenes por mas que uso F9. Si las fotos tienen diferentes alturas como haria para no estar arreglando una por una??
    Gracias

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    1. El problema es que regularmente no has guardado el archivo en la misma ruta en la cual tienes alojadas las imágenes. Intenta y verás.

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    3. Holaa, ya sé que pasaron 4 años .... pero espero ayudar a alguien que atraviese el mismo problema que yo... Tampoco a mi me aparecían las otras fotografías, el detalle es que se tienen que actualizar... entonces:
      1.- Ya debes visualizar la primera imagen
      2.- Ve a la opción "Finalizar y combinar"
      3.- Te abrirá el archivo "Cartas1" con todos los formatos ...
      4.- Debes oprimir ctrl + e para seleccionar todos las imágenes "repetidas" y luego F9, para actualizarlas..
      5.- Acto seguido aparecerán las demás imágenes

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    4. Buena aclaración, gracias por compartilo

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  6. Anónimo:
    Asegúrate de que todos tus registros de tú hoja de donde estás tomando la información osea en la columna donde indicas los nombres de las imágenes esten bien escritos tal como están en tú carpeta de imágenes... no deberías tener problemas, cuando realizas la combinación aparecerán todos los documentos con la primera imágen luego cuando refresques (primero marcas la imágen y luego F9) aparece la imagen que le corresponde.
    Con respecto a al tamaño de la imágen, ahí usé una cuadro de texto y en sus propiedades de diseño puedes definir para que los imágenes .JPG se ajusten al cuadro.
    Saludos,

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  7. Hola, estoy muy contenta de haber encontrado esta información, sin embargo, ya intenté de las dos maneras de escribirlo pero ninguna me sale. Tengo dudas respecto a si va todo seguido o lleva un solo especio, creo que por ahí puede estar el error, ya que tengo un mensaje como este: ¡Error!¡Error! Nombre de archivo no especificado. (lo que no sé es si tengo mal un doble corchete o que pasa. ¿tienen información mas reciente para hacer esto? Ya doble chequé el nombre de las columnas, la ruta de las fotos, etc.,

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    1. Hola Milagros:
      En la línea donde indicas la ruta de la imagen solo es espacio en blanco despues de INCLUDEPICTURE, antes y despues del campo FOTO tal como dice la sgte línea:
      {INCLUDEPICTURE "D:\\PERSONAL\\{MERGEFIELD FOTO MERGEFORMAT}"}
      OJO: FOTO es el nombre de la columna de una hoja excel en donde registraste los nombres de las imágenes incluyendo la extensión y que están guardados en la carpeta PERSONAL en la unidad D:, ejm: D:\personal\jperez.jpg
      Cualquier duda te seguiré ayudando.



      Saludos,

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    2. gracias, este es mi línea, me ayudas a verificar que pudiera estar mal por favor?

      {INCLUDEPICTURE “C:\\articulos\\{MERGEFIELD FOTO MERGEFORMAT}”}

      De antemano muchas Gracias!

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    3. Hola Carina:
      Lo único extraño que veo son las comillas quizá pueda influir, pero prueba copiando la línea completa que indiqué en la repuesta anterior y cambia solamente lo necesario según tús datos a consignar.
      Ya me contarás ...

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  8. No se puede leer!!!!!!

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  9. Carina Pinones, yo estuve mucho tiempo intentando y verificando porque no podia hacerlo hasta que...

    en vez de escribir o mero {MERGEFIELD FOTO}con el teclado, lo copie directamente del campo FOTO que previamente había insertado del botón "Insertar campo combinado".

    Se que suena un poco raro decirlo, pero fue la manera en que me funciono, todo lo demas esta igual.

    Saludos y espero con esto pueda haberte ayudado en algo.

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  10. mUY BUENAS!

    Estoy atascado...

    He intentado por activa y pasiva... copiar la ruta... etc...

    tengo que poner en el EXCEL el formato del archivo .png?


    esta es mi frase....

    {INCLUDEPICTURE "C:\\Users\\Usuario\\Dropbox\\OW Soft Area\\JC\\FICHAS EXPOSITORES\\PRUEBA EXPOSITORES\\MAPA D.O\\MAPA D.O\\{MERGEFIELD FOTOMAPA}" \* MERGEFORMAT}}

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  11. Buenos dias,

    He vuelto a intentarlo... pero sin exito.

    he escrito esto:

    {INCLUDEPICTURE"C:\\Users\\Usuario\\Dropbox\\OW Soft Area\\JC\\FICHAS EXPOSITORES\\PRUEBA EXPOSITORES\\MAPA D.O\\MAPA D.O\\{MERGEFIELD FOTOMAPA MERGEFORMAT}"}

    No se si esta bien. y tengo varias duras....

    En excel:

    En la columna FOTOMAPA son aparece el nombre del archivo? tienes que tener alguna extension determinada?

    Me gustaria poder acabar este trabajo. Vuestra ayuda sera recompensada. Gracias!

    l

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    1. Hola Juan Carlos:
      Después de INCLUDEPICTURE tiene que haber un espacio en blando.
      Para el ejemplo la carpeta PERSONAL está en la raíz de la unidad D, fíjate bien en la ruta que estás indicándolo.
      {INCLUDEPICTURE "D:\\PERSONAL\\{MERGEFIELD FOTO MERGEFORMAT}"}
      En cuando a los nombres de las imágenes, si efectivamente en el campo FOTOMAPA tienes que definirlo completo osea el nombre mas la extensión.
      Ejemplo:
      CODIGO NOMBRES FOTOMAPA
      0001 JUAN PEREZ FOTO1.JPG
      0002 PEDRO RUIZ FOTO2.JPG
      etc.
      Espero haberte aclarado el panorama.
      JSH

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  13. Hola, estoy tratando de insertar una foto, pero desde un URL. Tengo las direcciones de cada foto. Creen que se pueda hacer algo?

    Gracias

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  14. Jorge, tengo imágenes en distintos tamaños, como hago para que todas se adapten proporcionalmente al tamaño del cuadro de texto?

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  15. Hola amigo he visto tu blog y de verdad que es util pues tengo el problema de hacer un documento parecido al del ejemplo sólo que tengo Office 2013 y por alguna razon no me está funcionando. podrias explicar si existe alguna diferencia entre versiones?

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  16. Esto también sirve para office 2007 o solo para el 2010, es que yo tengo el 2007 y solo consigo que me salga la primera foto de la lista?

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  17. Funciona igual en 2007 si ya te aparece la primera imagen para todos los documentos entonces selecciona a todos y actualiza con F9

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  18. Gracias por la información me ha sido de gran ayuda ahora ya me funciona dándole a f9 se actualizan las fotos con cada contacto.
    Pero una consulta mas, si un contacto no tiene foto y le doy a f9 sale la del último que he actualizado, se puede hacer que si no tiene foto no salga nada

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  19. Para los que no tienen foto, realmente no he probado una solución automática, pero si lo haría más práctico poniendo una imagen con fondo vació o selecciona la imagen que no corresponde y elimínala.
    Para esos casos yo hice una imagen cuyo fondo dice: IMAGEN NO DISPONIBLE y el archivo lo llamé: nodisponible.jpg.
    Espero te ayude en algo.

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  20. Muchas Gracias este fue el codigo exacto que me funciono { INCLUDEPICTURE "D:\\PERSONAL\\{MERGEFIELD FOTO MERGEFORMAT}"} por otra parte cuando uso el codigo en un cuadro de texto o en una tabla se me convierte en archivo jpg y por ende no actualiza al hacer f9 como puedo hacer para que el codigo quede actualizable asi lo ingrese en una tabla ya que necesito informacion dinamica en varias tablas en una misma hoja gracias de ante mano

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  21. Lo de poner una foto en blanco en la base de datos para los contactos que no tienen me ha funcionado gracias, una cosa más lo de darle formato al cuadro de texto para que las imágenes se adapten al tamaño del cuadro como se hace

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  22. Muchas gracias por la información y creo que la explicacion de:
    {INCLUDEPICTURE "D:\\PERSONAL\\{MERGEFIELD FOTO MERGEFORMAT}"}
    {INCLUDEPICTURE "D:\\PERSONAL\\{MERGEFIELD FOTO}" \* MERGEFORMAT}

    Varia la version de Office, cabe mencionar que me sirvio de la segunda, funciono muy bien, gracias.

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  23. Excelente, funcionó... gracias por tu aporte.

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  24. {INCLUDEPICTURE "D:\\FOTOS_RETOCADAS \\{MERGEFIELD FOTO_1 MERGEFORMAT}"}
    {INCLUDEPICTURE "D:\\FOTOS_RETOCADAS\\{MERGEFIELD FOTO_1}" \*MERGEFORMAT}
    He probado las dos URLS
    Llevo dos días con ésto he probado todo lo que decís no puedo. Tengo dos fotos en cada documento una se llama FOTO_1 y la otra es FOTO_2.

    Por favor contestarme cuanto antes porfi me haríais un favor enorme enorme

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  25. Hola Nuria:
    El MERGEFIELD debe invocar al nombre de la columna donde tienes las fotos. Por lo que veo la columna se llama FOTO_1 y el nombre de la imagen también es FOTO_1 ?
    Además los nombres deben incluir la extensión de la imagen, ejemplo: foto1.jpg
    Ya nos comentarás que sucede.

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  26. Buenas tardes:
    Qué maravilla tu rápida respuesta. Ya sólo por ésto te voy a seguir así que ya tienes un nuevo seguidor.
    Te cuento :
    FOTO_1: Es el nombre de la columna
    La imagen se llama bateria_reformada_RETOCADA.jpg
    FOTO_2 :Es el nombre de la otra columna que también son fotos.
    Y la primera imagen de FOTO_2 es bateria_vieja_RETOCADA.jpg

    La cuestión es que al pulsar SHIFT+F9 con la fórmula de arriba dnd pongo FOTO_1 me aparece la dirección de la foto,pero no me llega aparecer la foto, es decir:
    ¡Error! Nombre de archivo no especificado.

    {INCLUDEPICTURE D"\\FOTOS_RETOCADAS\\FOTO_1" \* MERGEFORMAT}

    En FOTO_1 lo meto automáticamente como campo combinado, también he probado a meter a mano.
    Correspondencia-Insertar campo Combinado-FOTO_1
    De esta forma automáticamente aparece
    {INCLUDEPICTURE D"\\FOTOS_RETOCADAS\\bateria_reformada_RETOCADA.jpg" \* MERGEFORMAT}

    Por favor si me puedes decir cuanto antes, se me está acumulando el trabajo por ésta caquita.

    Muchas gracias de antemano, me has sorprendido muy gratamente.

    Un saludo

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  27. Nuria, un gusto saludarte.
    En este caso la unidad es "D" y la carpeta donde guardas la imágenes es: Fotos_retocadas
    La línea de comando debe quedar así:
    {INCLUDEPICTURE "D:\\FOTO_RETOCADAS\\{MERGEFIELD FOTO_1 MERGEFORMAT}"}
    Y la forma correcta y la que al menos me a funcionado es con INSERTAR, Elementos Rápidos, Campo .... en Categorías elegir IncludePicture

    Por lo demás y por cuestiones de tiempo no te puede poner más detalles, pero prometo hacer uno video para clarificar los pasos a seguir.
    Un abrazo.

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  28. Muy buenas:

    Muchas gracias, así lo tengo y no me funciona voy a probar en otro ordenador a ver si ese es el problema.
    Tengo word 2010 y es pirata puede que sea eso? voy a probar y os cuento.
    Mil gracias otra vez, si se os ocurre que pruebe algo me decís.

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  29. Confirmado no es mi ordenador
    Un saludo

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  30. Buenas quisiera saber como haces para que las imágenes se auto ajusten al cuadro de texto he intentado varias de las opciones del cuadro de texto , tambien en diseño pero las imágenes no se ajustan al tamaño me podrías explicar mas detalladamente por favor. gracis

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  31. muy buen tutorial, me sacaste de apuros.

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  32. Buenas,
    Estoy haciendo una combinación de correspondencia con imágenes en Word2010.
    Tras muchos problemas al combinar, estoy haciendo la prueba de insertar un campo de combinación con una imagen y también estoy insertando directamente un campo imagen(INCLUDEPICTURE), y hecho esto proceder a combinar.
    Estando la imagen en el mismo sitio C:\\Compartida\\Juventud\\FOTOS\\ el campo que he insertado directamente muestra correctamente la imagen, sin embargo el resuelto mediante el campo de combinación muestra un error en el nombre del fichero, es el mismo y está llamando a la misma imagen ¿?¿?¿?¿?:

    caso 1) Imagen insertada directamente, lo resuelve bien...
    { INCLUDEPICTURE "C:\\Compartida\\Juventud\\FOTOS\\Foto3.jpg" \* MERGEFORMATINET }

    caso 2) Imagen insertada a través de un campo de combinación:

    { INCLUDEPICTURE "C:\\Compartida\\Juventud\\FOTOS\\{ MERGEFIELD FOTOG }" \* MERGEFORMATINET }

    Al resolver lo hace así:
    { INCLUDEPICTURE "C:\\Compartida\\Juventud\\FOTOS\\Foto3.jpg" \* MERGEFORMATINET }

    Pero al tratar de ver la imagen. ¡Error! Nombre de archivo no especificado.

    Muchas gracias!!!!

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  33. Esto debería ser más sencillo. Nunca me funciona. Debería ser sin códigos, solo insertar y ya. Hay algún plugin o programa que haga eso de combinar correspondencia con imágenes?

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  34. ya hice los pasos pero no sale por ningun lado MERGEFIELD, tengo word 2016. alguin podra ayudarme por favor


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