Utilizar Controles en un Documento Word 2010

En una oportunidad cuando en el trabajo una Sra. que es jefa en un área me comentó que ella enviaba un documento tipo una plantilla diseñado en Word con un determinado formato como tipo de hoja, márgenes, tipos de letra, tamaño de letra, espaciados, sangrías, etc., etc.
  Es decir con todas las especificaciones establecidas para que su personal solamente complete los espacios en blanco con los temas planteados.  Sin embargo oohh sorpresa cuando le retornaban el documento todo estaba de cabeza quiero decir que unos le cambiaron de nombre al documentos otros le cambiaron el tipo de letra, otros no respetaron los márgenes establecidos otros simplemente entregaron otro documento hecho según el parecer de la persona, porqué para que el documento sea oficial tenía que mantener las características planteadas o ella tenía que devolverlos para que hagan la corrección o tenía que ella misma hacer los cambios con lo tedioso que esto era tratándose de la cantidad de documentos.  Entonces me hizo la gran pregunta:

 ¿Cómo podemos hacer un documento como la plantilla que ella planteaba pero protegido para que no puedan modificarlo nada de lo establecido y solamente dejarlos la posibilidad de modificar ó insertar textos en los espacios que tenían que completar?.

Dije en Word hacer eso creo que está difícil porqué al proteger el documento simplemente ya no podrán modificar nada, entonces revisando las ayudas, en san google me decían de los controles quizá sea posible.

Eso me intrigó mucho entonces dije algo debe haber para salvar este inconveniente, en un momento pensé en hacer un formulario en Visual Basic y enlazarlo con una base de datos en SQL 2005 luego instalarlo la pequeña aplicación en la red para que el personal pueda registrar los datos solicitados, bueno eso solo se quedó en ideas.

Hasta que efectivamente la solución estaba en utilizar los controles que vienen en Office dentro de la ficha Programador que como los indiqué en el post anterior tiene que ser activado expresamente porqué por default está desactivado, para ver imagen y donde se activa la ficha PROGRAMADOR hacer click AQUÍ.

Imagen_01

Entonces activado la ficha programador fijarse en la imagen_01 en el círculo rojo el bloque de Controles que se puede utilizar hay muchos controles.

Para el ejemplo solo utilizaré el 2 controles:

1. Control de contenido de texto enriquecido

2. Control de contenido de cuadro combinado

Ya verán que controles son y la utilidad que lo pueden sacar a cada uno de ellos.



Imagen_02



Para insertar dichos controles en su documentos ubicar el puntero en la posición deseada y hacer click en el control y listo y para agregar los detalles entonces con el control marcado hacer click en el botón Propiedades, acá indispensable para la seguridad del control es marcar la casilla que dice: No se puede eliminar el control de contenidos.

La imagen_02 muestra las propiedades de un control de texto enriquecido.



Imagen_03

La imagen_03 muestra las propiedades del control de contenido de cuadro combinado, vean como se puede agregar las opciones que mostrará el control cuando tengas que seleccionar una opción, puedes modifcarlo si quieres o cambiarles de posición con SUBIR ó BAJAR.



Imagen_04

La ficha completa con los controles necesarios debería quedar como la imagen_04.



Imagen_05

Cuando todo está como realmente queremos de nuestra ficha ó documento entonces es hora de protegerlo para lo cual hacemos click en el botón Restringir edición.

Pero fijarse en el numeral 2 dice Restricciones de edición, activa el check de Permitir solo este tipo de edición en el documento y seleccionar la opción Rellenando formularios del cuadro combinado, luego click en el botón: Sí, aplicar la protección,

aparecerá una ventana para ingresar la contraseña, imagen_06.

Imagen_06



Imagen_07

En la imagen_07 estamos rellenado la información solicitada en nuestro documento protegido.



Imagen_08

La imagen_08 se muestra el documento practicamente completo en donde podemos ver como debe mostrarse al usuario final, fijarse el cuadro de texto enriquecido como va ajustándose a los parámetros definidos como es el márgen de la página, la sangría, el tipo de letra, etc.

Ahora el documento está totalmente protegido a excepción de los controles en los cuales el usuario podrá ingresar ó seleccionar la información deseada según sea el caso.

Han, me olvidaba que el Control de texto enriquecido también le permite pegar una tabla, una imagen, etc.

Hay mas cosillas que ver en está parte de controles pero ya será para la próxima y revisando un poco más se darán cuenta de lo útil que pueden resultar para nuestras necesidades cotidianas.

Espero sea de su interés.

Hasta pronto.